Не просто кубики для детей: проводим Scrum-ретроспективу с помощью LEGO

Привет! Меня зовут Жемал, и в этой статье я делюсь одним из подходов к проведению ретроспективы с помощью метода Lego Serious Play (LSP).

Уже несколько лет я провожу обучение для фасилитаторов LSP и помогаю командам использовать один из самых эффективных способов проведения групповых сессий, так что буду рад поделиться с вами практическим инструментом.

Жемал Хамидун — мой Telegram

• CPO Alpina Digital
• Founder annonce.market (Northwest Africa)
• Лектор/трекер/эксперт: УрФУ, МФТИ, Центр дизайн-мышления, Startup-акселераторы МФТИ
• Тренер/фасилитатор Lego Serious Play
• Магистр ФизТех МФТИ, технологическое предпринимательство
• ex. Agile coach, Сбер
• ex. CPO (Head of E-com), «Улыбка радуги»
• ex. Consultant, Accenture

Опыт проектов с компаниями Сбербанк, «Ренессанс страхование», МТС, «Росатом», «Северсталь», «Металлоинвест», «Авито», Leroy Merlin, НСПК МИР, «ЭКСМО», «ФосАгро», «Спортмастер», AB InBev, Mars и др.

Scrum-ретроспектива с помощью метода LEGO Serious Play

Ретроспектива — один из ключевых аспектов Scrum: она поддерживает его основополагающие принципы и ценности. Тем не менее не все Scrum-команды уделяют внимание проведению ретроспектив, считая эти встречи напрасной тратой времени. Однако при правильном подходе такие встречи могут стать действительно полезными и насыщенными.

Ретроспективу можно проводить как по окончании спринта (или какой-то временной итерации), так и по окончании проекта. Она помогает улучшить рабочий процесс и командообразование, не повторять одни и те же ошибки, а также лучше адаптироваться к постоянно изменяющейся среде.

Как же сделать так, чтобы в ретроспективу было активно вовлечено 100% команды?

Важно, чтобы ретроспектива была не просто сессией «поболтать о жизни», а реально генерировала улучшения в командной работе и процессах. В интернете можно найти разные способы проведения ретроспективы и примеры упражнений, изучить интересные варианты составления её дизайна. Рекомендую посмотреть сайт retromat.org, где вы сможете собрать себе ретроспективу как конструктор из разных упражнений.

А сейчас я поделюсь с вами чем-то необычным, что позволит по-новому взглянуть на дизайн ретроспектив. Речь пойдёт о проведении Scrum-ретроспективы с помощью метода LEGO Serious Play.

Три основные задачи, которые решает LEGO Serious Play

1. Отказ от совещаний в формате 20/80 (где 20% участников генерируют 80% контента встречи и не полностью задействуют свой потенциал) в пользу совещаний формата 100/100 (100% участников генерируют 100% контента, выкладываясь на полную).
2. Обретение новых знаний и генерация идей.
3. Взлом стереотипного мышления.

LSP помогает визуализировать ментальные модели — наши мысли, идеи и процессы. С его помощью развивают команды, строят новую культуру взаимоотношений, вырабатывают новые лидерские ценности, создают планы персонального развития, разрабатывают стратегии и бизнес-модели, выстраивают схемы взаимодействия отделов и цепочки поставок, и, наконец, просто вдохновляют.

А вот так выглядят сессии LSP:

Метод LSP возник в результате коллаборации бывшего генерального директора и владельца компании Lego Кьелля Кира Кристиансена и профессоров Швейцарского института менеджмента (IMD) Барта Виктора и Йохана Рооса. Вместе они нашли способ проведения совещаний и стратегических сессий со 100%-ным вовлечением участников, используя кубики Lego вместо обычных досок и стикеров. Методика имеет научную основу и является международно признанной техникой фасилитации.

Как провести ретроспективу с помощью Lego

1. Возьмите набор Lego с достаточным количеством деталей на всех участников. Существуют профессиональные наборы LSP, но они весьма дорогие. Подойдут наборы Lego Education или любые наборы Lego.
2. Запаситесь «коннекторами» или обычными нитками (также пригодятся стикеры).
3. Соберите людей в помещении с большим столом. В целом можно проводить и большие кросс-командные ретроспективы, но важно не забывать о ресурсе фасилитатора.
4. Используйте музыкальное сопровождение для поддержания креативной энергии во время построения моделей. Отдавайте предпочтение динамичным, но не особо известным трекам (чтобы участники не отвлекались на хиты).
5. Спланируйте дизайн ретроспективы по основным этапам: открытие, сбор мнений, обсуждение и генерация идей, составление плана действий, закрытие. Заложите не менее двух часов на сессию.

Основные правила LSP-этикета

1. Фасилитатор ставит вопросы, даёт задания, следит за временем и ведёт процесс.
2. Не бывает неправильных ответов.
3. Участники рассказывают историю модели.
4. Ваша модель — ваш ответ на задачу.
5. Думайте руками. Доверяйте рукам.
6. Слушайте глазами точно так же, как ушами.
7. Каждый строит, каждый рассказывает.

А сейчас я детально опишу процесс сессии LSP.

Этап 1. Подготовка сессии

Шаг 1. Цели. Поставьте чёткие цели — для чего строим модели и что хотим показать.

Шаг 2. Задачи. Сформулируйте задачу — что именно строим.

Шаг 3. Вопросы. Сформулируйте вопросы, которые помогут раскрыть задачу (вопросы на рефлексию и самоанализ).

Шаг 4. Логика. Проследите за тем, чтобы цели, задачи и вопросы были связаны между собой.

Этап 2. Реализация сессии

Шаг 1. Задачи. Ещё раз сформулируйте задачу.

Шаг 2. Создание. Постройте модель из кубиков Lego.

Шаг 3. Рассказ. Расскажите о модели, которую построили.

Шаг 4. Обсуждение. Обсудите в группе то, что было рассказано о модели.

Пример дизайна ретроспективы с помощью LSP

1. Этап: открытие. Делимся своим настроением

Задание модели: индивидуально, за 2 минуты, используя не более пяти кубиков, создайте животное (котика), которое покажет ваше текущее настроение. После построения расскажите историю о своей модели.

После построения модели попросите участников рассказать о ней. Не спрашивайте, кто хочет быть первым, — участники обычно стесняются. Вместо этого выберите модель, которая вам наиболее интересна, и попросите рассказать о ней.

Затем попросите участника, который уже рассказал про свою модель, выбрать следующую модель. Таким образом уже не фасилитатор, а сами участники выбирают, кто будет рассказывать следующим.

Два формата вопросов-выручалок, которые должен знать каждый фасилитатор:

• Какой именно X этот X? (например: «Какой именно стиль поведения (X) у этого лидера (X)?»)
• Можно ли добавить что-то ещё про X? (например: «Можно ли добавить что-то ещё про этого лидера (X)?»)

2. Этап: сбор мнений. Как прошёл предыдущий спринт?

Задание модели: индивидуально, за 5 минут постройте модель себя с ощущениями по итогам прошедшего спринта. Не бойтесь использовать метафоры.

После построения модели попросите участников рассказать о ней. Попросите рассказать историю, почему эта модель именно такая. НЕ участник, а именно модель. Это важно и помогает участнику отделить свой опыт прошедшего спринта от самого себя.

Задание модели: за 7 минут объедините ваши индивидуальные модели в команду. Используйте дополнительные детали, чтобы показать ваше рабочее пространство.

После построения модели попросите участников рассказать о ней. Можно спрашивать, почему те или иные участники находятся в тех или иных местах. Обращайте внимание на фигурки, которые находятся ближе или дальше друг от друга.

Спрашивайте о моделях, а не самих участниках. Не «почему вы так далеко друг от друга?», а «почему эти фигурки стоят далеко друг от друга?».

Задание модели: за 7 минут дополните вашу общую модель, показав на ней то, что мешало вам достигать цели спринта. Не забудьте показать то, что мешает систематически (из спринта в спринт). Используйте дополнительные детали, чтобы показать внешнее окружение вашей команды.

После доработки модели попросите участников рассказать о ней. Спросите, какие препятствия возникли именно в этом спринте, а какие существуют систематически.

Задание модели: за 7 минут дополните общую модель, показав то, что помогало вам достигать цели спринта. Укажите на то, что помогает из спринта в спринт. Используйте дополнительные детали, чтобы показать внешнее окружение команды.

После доработки модели попросите участников рассказать о ней. Спросите, что помогло ситуативно, а что помогает систематически.

3. Этап: обсуждение и генерация идей. Как можно улучшить модель работы команды?

Задание модели: за 7 минут перестройте общую модель так, чтобы убрать препятствия, которые ситуативно появились в этом спринте. Например, кто-то из членов команды забыл вовремя протестировать фичу перед отправкой в релиз? Что в модели должно измениться, чтобы это препятствие не возникло в будущем?

После доработки модели попросите участников рассказать о ней. Делайте акцент на том, что именно изменилось в модели и почему. Какие ресурсы нужны? Кто это должен сделать и когда? Попросите участников зафиксировать ответы на стикерах и прикрепить их рядом с моделью.

Задание модели: за 10 минут перестройте общую модель так, чтобы убрать препятствия, которые систематически мешают вам в процессе работы. Например, в команде регулярные проблемы с деплоем из-за технических проблем с оборудованием. Что в модели должно измениться, чтобы это препятствие не возникло в будущем?

После доработки модели попросите участников рассказать о ней. Делайте акцент на том, что именно изменилось в модели и почему. Какие ресурсы нужны? Кто это должен сделать и когда? Снова попросите участников зафиксировать ответы на стикерах и прикрепить их рядом с моделью.

4. Этап: составление плана действий

Задание модели: за 10 минут доработайте общую модель так, чтобы в ней осталось всё, что систематически помогает, и появилось что-то новое, что поможет в будущей работе.

После доработки модели попросите участников рассказать о ней. Делайте акцент на том, что именно изменилось в модели и почему. Какие ресурсы нужны? Кто это должен сделать и когда? Попросите участников зафиксировать ответы на стикерах и прикрепить рядом с моделью.

Задание модели: за 7 минут доработайте общую модель так, чтобы в ней появилось что-то, что делает вас счастливее на работе.

После доработки модели попросите участников рассказать о ней. Делайте акцент на том, что именно изменилось в модели и почему. Какие ресурсы нужны? Кто это должен сделать и когда? Попросите зафиксировать ответы на стикерах.

Задание модели: за 10 минут укажите на вашей модели с помощью деталей и стикеров, что, кто и когда сделает в первую очередь для того, чтобы препятствия были устранены, а улучшения появились.

После доработки модели попросите участников рассказать о ней. Попросите зафиксировать это в виде маленьких историй на стикерах, чтобы они не потеряли задачи. Эти задачи будут внесены в бэклог следующего спринта для улучшения рабочего процесса.

5. Этап: закрытие

Задание модели: за 5 минут постройте индивидуальную модель себя после ретроспективы. Покажите в модели, что изменилось за время ретроспективы.

После доработки модели попросите участников рассказать о ней. Спрашивайте, что изменилось и почему.

Перспективы модели

Вот так я поделился с вами инструментом, который считаю многогранным и крайне полезным. Применяйте его с командами, когда хотите вовлечь всех участников и раскрыть их творческий потенциал.

А тем, кто хочет глубже погрузиться в метод Lego Serious Play, рекомендую книгу «Конструирование улучшений бизнеса с помощью метода LEGO Serious Play» (Пер Кристиансен, Роберт Расмуссен).

Сделайте вашу ретроспективу самым любимым и полезным командным событием — и вы увидите, как продуктивность кратно возрастёт, а отношения станут по-настоящему доверительными. Lego поможет команде погрузиться в творческий поток, который сближает.

Спасибо за внимание! Если будут вопросы, пишите мне в Telegram.

Впервые опубликовано 13 декабря 2023 года на vc.ru:
Не просто кубики для детей: проводим Scrum-ретроспективу с помощью LEGO